Cómo mantener registros contables para un pequeño restaurante

Cómo mantener registros contables para un pequeño restaurante.Los restaurantes sobreviven (o no lo hacen) con márgenes de ganancia muy bajos, por lo que los operadores de incluso los restaurantes más pequeños pueden mejorar sus probabilidades de éxito al mantener registros contables cuidadosos.

Un buen mantenimiento de registros puede mostrarle dónde se está desempeñando bien y dónde no, incluso si está más en casa detrás de la parrilla que con un libro de contabilidad, pero tendrá que tener un sistema eficiente para registrar y rastrear Esa información. Ese sistema puede ser manual o computarizado, pero de cualquier manera, la asistencia de un profesional puede realmente suavizar su camino.

Decida qué tan involucrado quiere estar

Su primera decisión contable es qué tan directamente estará involucrado. En una startup muy pequeña, puede que no tenga otra opción. Como "jefe de cocina y lavadora de botellas", usted se quedará con los libros porque no hay nadie más para hacerlo. De lo contrario, considere los pros y los contras de usar un contador, ya sea un empleado a tiempo parcial o un servicio de contabilidad externo. Es un costo que puede ser reacio a asumir, pero libera el tiempo que necesita para administrar su restaurante, y eso también tiene un valor definitivo.

Maneras de mantener sus registros

Dependiendo de su presupuesto y de sus preferencias personales, hay muchas formas comprobadas de mantener sus libros.

• Libro mayor de papel: si su volumen de negocios es modesto y no está cómodo con la tecnología, trabajar con papel es simple y directo. Puede usar un libro contable básico o uno de los numerosos sistemas de "una escritura" que utilizan papel carbón para publicar cada entrada en varias cuentas. El inconveniente es que su contable tardará más tiempo (y probablemente cobrará más) para crear sus informes.
• Hoja de cálculo: la configuración de una hoja de cálculo simple también es una opción para operadores más pequeños. Una vez que se crea la hoja de cálculo, es tan fácil de usar como un libro de papel y tiene la ventaja de que su contador o contador puede exportar fácilmente los datos a un software de contabilidad más potente.
• Software de contabilidad para pequeñas empresas: los programas populares de contabilidad para pequeñas empresas como QuickBooks, Sage o Xero funcionan bien en los restaurantes cuando se configuran con un conjunto de cuentas adecuado. El contador o contable con el que trabaja probablemente ya usará un programa específico y lo configurará a menos que tenga una buena razón para usar otra cosa.
• Programas específicos para restaurantes : los programas de administración de restaurantes varían en cuanto a características y sofisticación, pero a menudo agregan funciones clave como puntos de venta, administración de inventarios y pedidos junto con contabilidad. Si tiene el presupuesto para ello, esto puede hacer su vida mucho más simple.

Configuración de sus libros

Configuración de sus libros y luego aprender qué entradas van en qué cuentas es la parte más difícil del proceso. La contabilidad de doble entrada es complicada: si fuera fácil, habría muchos menos contadores, por lo que el hecho de hacerlo puede ahorrarle mucho dolor. Si lo hace solo, puede encontrar cuentas de muestra en línea de fuentes de la industria, como la Asociación Nacional de Restaurantes, y la mayoría de los programas de contabilidad ofrecen cuentas de muestra para restaurantes. Incluso si va por ese camino, pagarle a un profesional para que le dé unas horas de instrucción sobre cómo usar esas cuentas le ahorrará muchas horas de estrés y confusión.

Lo que necesitas rastrear

Puede pensar que su sistema contable proporciona dos tipos diferentes de información: cosas que necesita saber periódicamente, como la cantidad de impuestos que debe pagar y cosas que siempre debe saber, como el costo de la comida y la mano de obra y cómo se relacionan con sus ventas . A menos que esté haciendo el 100 por ciento de la contabilidad por su cuenta, los impuestos y los informes de fin de año se pueden dejar a los profesionales. También puede ignorar en gran medida los costos fijos, como los servicios públicos y los pagos de arrendamiento, que están en gran medida fuera de su control. Tu enfoque debe estar en las cosas que te hacen exitoso día a día.

• Ventas: necesita saber la cantidad de ingresos que recibe cada día, idealmente desglosada al menos en alimentos y bebidas o, mejor aún, por categoría o incluso por platos individuales. Incluso una caja registradora básica puede hacer la mayor parte de eso si se programa y se usa correctamente.
• Pedidos: la otra cara de las ventas, esta es la cantidad de producto que ha pedido. Nómina: una vez que le paga a otra persona para que trabaje para usted, la nómina se convierte en uno de sus gastos clave.
• Valor del inventario: esto es algo que necesitará contar manualmente, porque su sistema de contabilidad, en el mejor de los casos, solo puede decirle lo que debe tener a mano.

Lo que necesita analizar

Con esa información, puede calcular los indicadores más importantes de la salud financiera de su restaurante.

• Costo de la comida: ya debe saber qué cuesta teóricamente cada plato y cuánto de cada artículo del menú está vendiendo. A partir de ahí, puede calcular el costo total de los alimentos como porcentaje de las ventas. Debería ser de 30 a 33 por ciento como máximo.
• Costo de mano de obra: el costo de la comida y la nómina juntos normalmente representan aproximadamente dos tercios de las ventas. Si el costo de su mano de obra lo empuja por encima de esa cifra, algo debe dar. 
• Niveles de inventario: si sus pedidos son diarios o semanales, no es necesario tener a mano más de una semana de inventario. Implica su capital y aumenta la probabilidad de robo o deterioro. Además, si hay una discrepancia entre lo que debería tener y lo que tiene, podría estar perdiendo beneficios por el robo, el control de la mala parte o los regalos no registrados.
• Arrendamiento como porcentaje de ventas: a menos que su ubicación garantice que ganará un puño, su arrendamiento solo debería costar entre el 7 y el 8 por ciento de las ventas. Si es alto, negocie una reducción con el propietario u ofrezca una base más baja más un porcentaje de ventas deslizante.

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